一、凡持有合法证件的校内外单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。
二、本校人员利用馆藏党群、行政类保密档案或非部门形成的未开放的档案（如上级文件、党委、行政办公会议记录等），须经党委、校长办公室主任批准并开具介绍信，由档案工作人员代查。查阅与本人相关的档案（如任免、表彰、奖励、处分决定等以及由本人经办的档案）除外。
三、本校人员查阅财会档案，须经财会部门负责人同意，凭本部门（单位）介绍信，档案馆负责人批准，由相关财会人员陪同办理。
四、查阅审计档案，一般应限定在审计部门内部。凡需借出或非审计人员查阅审计档案，须经审计部门负责人同意并开具介绍信，档案馆负责人批准，由相关审计人员陪同办理。
五、本校人员查阅科技保密档案，须经归档部门负责人同意，档案馆负责人批准。查阅他人限制利用的科技档案，须经课题负责人或本人同意，档案馆负责人批准。
六、社会单位人员利用上述档案，须先经档案馆负责人批准后，再按以上规定办理审批手续。
七、（1）利用档案者须填写《菏泽学院档案利用登记表》。原则上只限馆内阅览，不得随意带出。（2）如需借出非保密档案，须经档案馆负责人同意，并办理借阅手续。如涉及重要档案的，须报校领导批准后，方可借出。
八、需要复制档案的，必须由本馆人员办理，复印件、摘抄件须经核对加盖档案馆印章后方可有效。
九、档案工作人员在接收借阅后归还的档案时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施，并追究借阅者责任，按规定处理。
